Как презентовать результаты изменений Лидеру
Классические ошибки в презентациях
В этом уроке мы посмотрим на типовые ошибки, которые допускают при создании презентации, а также обсудим как их можно исправить.
Начать
Во время создания своего нового курса «Титул слайда: Как создавать презентацию, вызывающую эмоции», я провел опрос нескольких десятков сотрудников, которые регулярно сталкиваются с созданием презентаций, но не имеют профильных навыков дизайна.
Результат сильно удивил меня! В основе этих презентаций не структура и заложенная история, а набор фактов, взятых из разных исходных документов.

Артём Кузнецов
Преподаватель урока
Как «принято» делать презентации
1

Постановка задачи

Сотрудник получает задание — подготовить презентацию. Он быстро определяет тему презентации, обдумывает что можно туда поместить и когда он займётся этой задачей.
2
Поиск материалов
Сотрудник ищет документы / статьи / любые другие материалы, которые лягут в основу этой презентации. Копирует подходящий текст, собирает изображения в папку — готовит ресурсы презентации.
3
Сборка презентации
Собранные ранее ресурсы оказываются на слайдах новой презентации. В основе может быть как стандартный шаблон, так и пустой лист. Реже — корпоративный шаблон презентации.
Слайды меняются местами, правятся. Вот и готова презентация!
Что не так?
В теоретическом плане все шаги практически верны.
Любая презентация начинается с задачи. Дальше идёт поиск ресурсов и компоновка собранного на слайдах.

Однако, в основе презентации должны лежать не собранные материалы, а чёткая структура, которой нужно следовать. Если вы нашли красивую картинку, интересную цитату, эффективную диаграмму или подобное, это вовсе не значит, что они должны попасть на слайды презентации. То, что будет внутри ваших слайдов, зависит от изначально написанного сценария. Презентация не должна становиться коллекцией всего того, что вы нашли. Она должна быть подобна хорошей истории: есть явная завязка, поиск путей решения и счастливый (не всегда) финал.
Слайдоменты
… слезы на глазах зрителей презентации
Слайдоменты
— термин автора книги «Презентация в стиле дзен» Гарра Рейнольдса, обозначающий презентации, в которой очень много текста и которой в целом не нужен спикер.
Такие презентации активно распространились после прихода офисных приложений в компании. Сотрудники отказывались от дизайна презентации, просто помещая содержимое Word-документов внутрь слайда, путем копирования.
Главная проблема подобных презентация — отсутсвие заботы о зрителе, который в дальнейшем будем смотреть данную работу.
Неправильные акценты на информацию внутри слайда, минимальный контраст между фоном и текстом, нарушение базовых правил типографики — эти и подобные факторы делают слайд полностью нечитаемым, а большое количество знаков внутри слайда отбивает у зрителя даже малое желание «прикоснуться» к тексту.

Но это очень просто лечится!
Принципы баланса
Какие ошибки превращают
слайды в слайдоменты?
Избыток информации
Внутрь слайда часто помещают несколько текстов с разной информацией, которые не дают зрителю «зацепиться» за главное. Подкрепляют такие «антислайды» несколькими картинками и диаграммой.
один
Неправильная иерархия
Использование шрифтов с одинаковым размером и однотонных заголовков мешают правильному повествованию. Задача иерархии — выделять факты, мысли или утверждения.
два
Ошибки дизайна
Как можно испортить презентацию с чёткой структурой и идеальной историей? Неаккуратными слайдами.
Для того чтобы создать динамичные слайды, не надо быть дизайнером. Достаточно знать и понимать базовые принципы дизайна.
три
Хорошая презентация начинается с правильной структуры и чётко обозначенной истории!
Уже в следующем уроке мы с вами приступим к теме «Структуры презентации» и научимся правильно строить каркас ваших слайдов.

Но прежде необходимо увидеть ошибки в своих презентациях, знать как их можно исправить и не бояться переделать даже самый трудозатраоный слайд.
Поехали!
Типовые ошибки презентаций
Как обнаружить и исправить их
1. Нет цели
Перед тем как готовить слайды, определите цель презентации.
Чего вы хотите добиться?
Чего ждёт зритель презентации?
Например
  • Показать, как выросли продажи / снизились затраты…
  • Доказать выгоды от сотрудничества…
  • Донести важность проблемы…
  • Проиллюстрировать эффективность своей работы…

Лучше конкретизировать! Чем конкретнее сформулирована цель презентации, тем более эффективно вы сможете описать историю в дальнейшем.

Вместо
  • Показать, что наши услуги выгодны
Ставить цель так
  • Показать, сколько денег компания может сэкономить, если купит наши услуги
2. Нет структуры
Контент любого формата должен иметь чёткую структуру и логическую последовательность. Иначе сложно донести мысль, информация плохо воспринимается.
Главный секрет создания структурированной и логичной презентации — план

  1. Введение. Вступительная часть, которая подводит к сути. Здесь можно объяснить, например, каким образом компания привлекает клиентов.
  2. Обозначение проблемы, актуальных вопросов. На этом этапе будет уместно рассказать, допустим, как упали продажи за последний месяц и на что это влияет.
  3. Решение проблемы. Тут можно перечислить новые рекламные каналы для привлечения новых покупателей. Добавить диаграммы/графики, чтобы наглядно показать потенциальный рост продаж.
  4. Заключение — повторение основных мыслей презентации. Коротко о главном.

Более подробно эта тема будет разобрана в следующем уроке!
3. Много текста
Презентация должна помогать спикеру — визуализировать его темы и фиксировать ключевые моменты.
Презентация не оттягивать на себя всё внимание, заставлять напрягаться.
Старайтесь использовать минимум текста, размещайте на слайдах только самое главное.

Если нельзя сократить текст, разбейте его на несколько слайдов. Если можно заменить его иллюстрацией, лучше так и сделать.
4. Много визуала
Аналогично прошлой ошибке, избыток визуальной графики отвлекает зрителя от спикера.
Цель любого визуального образа — подчеркнуть мысль слайда.

Иллюстрации — это здорово! Но больше одной использовать можно лишь в исключительных случаях. То же касается графиков, диаграмм, фотографий и любой графики.
5. Презентация без истории
Красивый дизайн слайдов — безумно важно! Однако, качественная продуманная история может компенсировать визуальные недоработки.
Признаки хорошей истории
  • наличие героя
  • испытания
  • борьба
  • возвращение к обычной жизни, но уже с новыми знаниями
  • конфликт
Более 7 миллионов просмотров набрало на YouTube выступление Джил Боулт Тейлор «Удивительная история прозрения».
Джил — исследовательница функций мозга, автор, оратор.
6. Избыток мыслей на слайде
Важное правило
«Один слайд — одна мысль»
Не пытайтесь вместить всё выступление в пару слайдов — смело увеличивайте их количество.

Универсального совета по оптимальному количеству слайдов в презентации не существует. Руководствуйтесь здравым смыслом.
7. Иерархия внутри слайда
Иногда хочется донести мысль, но вместо слайдов получаются только страницы документа — одинаковые блоки текста без иерархии.
Такие странички выглядят скучно, информация внутри слайдов воспринимается очень тяжело.

Лучше стараться делать слайды, в которых контент чётко разбит по блокам, яркие акценты стоят в нужных местах и легко понять, о чём речь, даже не вчитываясь.
8. Бессмысленные элементы
Задача любого элемента на слайде — нести смысловую нагрузку, а не «разбавлять» презентацию.
Котики, собаки, смайлики и другие бессмысленные картинки лучше оставить для личной коллекции, на презентации они лишь будут отвлекать от основной мысли.
9. Неправильные акценты
Когда на слайде используются визуальные схемы, есть риск, что контент на слайде будет восприниматься тяжело.
Поэтому на каждом слайде необходимо акцентировать ключевую мысль, чтобы зритель мог легко найти самое главное, даже не вглядываясь в слайд.

По возможности всегда нужно упрощать композицию. Можно выделять ярким цветом более важное, всё остальное — в нейтральных тонах.
10. Эксперименты с дизайном
Не стоит пытаться совместить несколько разных шрифтов, множество цветов и другие компоненты дизайна на одном слайде.
Лучший вариант: использовать 2−3 цвета внутри всей презентации. Для подбора цветов можно воспользоваться генератором цветовых палитр.

Что касается шрифтов: можно использовать до 2 шрифтов, по возможности подобрав шрифтовые пары в интернете.
11. Нечитабельный текст
Текста должно быть мало, но он должен быть хорошо виден на каждом слайде.
По опыту, шрифты без засечек (Arial, Tahoma, Verdana) легче воспринимаются, чем шрифты с засечками (например, Times).

Если не виден текст на картинках, лучше перепечатать его на слайды.
12. Неаккуратность слайдов
Некрасиво, если фотографии или видео плохого качества.
Но особенно — когда текст заезжает на картинки.
«Висячие» скриншоты, неровная композиция, белый фон на картинках — всё это свидетельствует о неаккуратной реализации презентаций.

Обычно, подобные изменения занимают меньше часа, однако, значительно повышают общее впечатление от презентации.
13. Однотипность
Если все слайды одинаковые, меняются только заголовки и текст, — глаз быстро «замыливается», а интерес теряется.
Лучше использовать разные форматы и приёмы. На одном слайде можно оставить текст, на другом — разместить картинку, на четвёртом — уже диаграмму.

Но важный момент: единое оформление (рамки, стили, шрифты).
14. Сложные диаграммы
Задача диаграмм — упростить восприятие сложных данных. Однако, зачастую, сами диаграммы создают новые «ребусы» для зрителей.
Как правило, в презентациях люди очень часто оставляют на графиках много деталей — названия осей, таблички и многое другое. Все это не нужно в случае публичного выступления.

Если просто убрать все лишнее, сделать логическую последовательность, добавить хороший шрифт, иконку, то этот слайд заиграет совсем другими красками.
15. Размер слайда
Раньше популярным размером презентаций был 4:3, сейчас — 16:9.
По умолчанию PowerPoint создаёт презентации именно для 4:3. Если запускать такие на широкоформатном экране, по краям будут видны чёрные полосы. А презентация под 16:9 обрежется по краям на старом мониторе.

Не забудьте выяснить, на каком устройстве будет ваша презентация, чтобы сразу создать её в нужном формате.
Коротко о главном
1
Главное в презентации — цель и структура
При создании презентации вы должны понимать для чего вы её делаете и как именно вы будете раскрывать данную тему.
2
Дизайн должен помогать восприятию, а не припятствовать
Не делайте однотипные и чёрно-белые слайды, в то же время не увлекайтесь цветами, шрифтами, картинками и текстом. Текста должно быть мало, он должен быть читабельным.
3
Одна мысль — один слайд
Не стоит стараться скомпоновать презентацию в пару слайдов. Каждой мысли нужен свой слайд. Если материалов много, разбивайте его на несколько слайдов.
4
Аккуратность слайдов говорит о вашем отношении к теме презентации
Следите за выравниванием компонентов на слайдах, чтобы текст не накладывался на картинки. Подписывайте диаграммы и графики, по возможности упрощайте их содержание. Бессмысленные картинки не вставляйте, используйте только полезные иллюстрации.
5
Акцентируйте на главном
Внимательно расставляйте цветовые акценты: они должны подчеркивать важный текст, а не отвлекать внимание от него.
6
Проще = лучше
Дайте слайду «дышать». Не пугайтесь пустого пространства и не старайтесь сразу его заполнить. Иконки и пиктограммы покажут идеи лучше безликих белых человечков. Выносите в заголовок основную мысль слайда.
7
Не забывайте о размере слайда
Мы живем с вами в век высоких технологий, ультратонких телевизоров и огромных конструкций для визуализации наших идей. Однако во многих презентациях до сих пор используется формат слайдов 4:3 — формат старых проекторов.
Конец урока
Мы разобрали классические проблемы большинства презентаций и обсудили как их можно избежать. Следующий шаг — научиться правильно строить логику повествования внутри слайдов.