Современные инструменты
для ведения проектов
Систематизация информации
Сейчас, в период перенасыщнности входящей информации, методов хранений идей и знаний много. На слуху множество инструментов и советов по работе с информацией. Однако, без чёткого понимания процесса систематизации, подбирать инструмент трудно.
В этом уроке мы поговорим о том, зачем всё это нужно и как это повлияет на вашу жизнь.
Начать
Зачем управлять информацией?
1
Достижение цели
Главное, на чём строится работа со всей входящей информацией, это планирование.
Планирование помогает выполнять задуманное и справляться с обязательствами. В первую очередь — перед самим собой, от экзистенционального «не расходую ли я жизнь» до повседневного «хотел же в этот выходной отдохнуть».
Я полтора года анализировал настроение, и обнаружил, что невыполнение задуманного и разлад с собой — для меня главный предиктор плохого настроения.
2
Внутренняя гармония
Выписывание задач и идей, формализация проектов и занятий дает чувство контроля и избавляет от тревоги: меньше страха забыть, не успеть, упустить важное.
Это как плавать в бассейне, а не в ночном море. Видно дорожки и плитку на дне. В бассейне не мерещатся акулы и медузы. Это чисто эмоциональная история, но она заметно повышает качество жизни.
3
Контроль происходящего
Человеку свойственно работать над заботой о себе, а систематизация отлично помогает планировать на день столько дел, сколько можно успеть сделать именно сегодня.
4
Осознанность
Наличие системы с формальными правилами побуждает думать, вести себя не реактивно, задаваться вопросами: насколько это срочно? Это вообще нужно делать или нет? Сколько времени займет эта задача? С чего начать этот проект или это дело? Как уделить внимание важному, но несрочному?
5
Оценка времени
Это экономит время. Есть эмпирическое правило, что единица времени, потраченная на планирование, экономит примерно 4 единицы времени лишней работы.
По моему опыту, это близко к истине: проще подумать и сходить, чем пять раз сбегать.
6
Отзывчивость
Список сделанных дел — это обратная связь, она показывает, на что было потрачено время. Дни с большим количеством мелких дел, звонков, коммуникаций и переключений зачастую оставляют опустошенным и при этом без заметного прогресса в отдельных проектах. Список того, с чем удалось разобраться, помогает понять, что все идет по плану.
7
Хранение и сохранность
Текущая система помогает собирать данные. Можно хранить любые материалы, будь то ссылки, документы, изображения или любые другие единицы информации.
Анализ данных может навести на идеи и закономерности. Это отличный способ организовать всё вокруг, например, знания, в единые шаблоны.
8
Удовольствие
В какой-то момент это просто начинает нравиться, ты получаешь удовольствие от процесса.
Главное — не забывать, что это средство, а не самоцель, «потери» в терминах кайдзен. Это не должно превращаться в форму позитивной прокрастинации.
Непостижимый поток
Задачи
Поступают регулярно и требуют отклика
Информация
Может встретиться неожиданно: полезная ссылка в соц. сети или неожиданный вывод перед сном
Идеи
Посещают нас в любой момент, часть из них требует реактивной обработки
События
Требуют нашего участия, зачастую последующей реакции
Люди
Окружают нашу жизнь, это могут быть полезные контакты или сложные цепочки
Знания
Копятся внутри нас, часто требуют конспектирования; иногда ими приходится делиться
Как покорить поток?
Игнорировать поток
  • Ничего не менять. Оставить привычные способы обработки информации.
  • Срыв сроков
  • Постоянная путаница
  • Потерянная информация
  • Нехватка времени
ИТОГ
Игнорирование ведёт к хаосу
Использовать подручные инструменты
  • Отправлять ссылки сообщением себе, записывать задачи в блокнот, а встречи в календарь в телефоне. Вести заметки в телефоне.
  • Требуется много времени, чтобы найти определенную запись
  • Часть информации теряется, часть задач игнорируется
  • Привязка к множеству инструментов
ИТОГ
Такой подход лишь усложняет систематизацию
Главные правила систематизации
Всё попадает в систему
Не записано = утеряно
Любая поступающая информация, должна попадать в систему. Не важно, какое место она займёт дальше, главное, что она проходит все «линзы» системы.
1
Взаимосвязанность
Заметки внутри системы должны находиться в ассоциативной сети, прямо как в человеческой памяти (но это не точно), из-за чего их можно считать продуктивнее обычных заметок.
2
Информация ценнее инструмента
Инструмент конечен, в любой момент его можно заменить, перейдя к другому. Содержание в данном случае в разы важнее формы: не стоит вести систему в ущерб своим записям.
3
Информация должна иметь путь
Взаимосвязанность обеспечивает то, что все заметки в системе связаны. И не только по признаку темы, категории или по тэгам, но и между собой, в иерархии и без нее.
Благодаря этому у любой заметки есть свой путь, например, идеи -> работа -> оптимизация рабочих процессов.
Если заметка существует вне иерархии, то она быстро утеряется.
4
Мобильность
Система должна быть мобильной, то есть доступной в любой момент. Она не должна диктовать свои правила: «чтобы записать идею, мне нужно приехать домой, включить компьютер и зафиксировать свои мысли, если я их не забуду».
Если нет возможности фиксировать идею в цифровом виде, можно записать в блокнот и перенести позже.
5
Обновляемость и адаптация системы
Система должна развиваться вместе с человеком: обновляться и улучшаться при необходимости, а также меняться вместе с внешними условиями, например, при смене работы или сферы деятельности.
6
Как работает систематизация
1
Входящие
Назначение входящих — сделать обработку входящих потоков осознанной и менее реакционной: отсортировать мусор и защититься от когнитивного искажения «иллюзия фокусировки», когда событие в фокусе внимания кажется важнее, чем есть на самом деле. Всё, что попадает в вашу голову, должно фиксироваться.
2
Обработка
Входящие нужно обрабатывать!
Есть много способов сортировки новой информации: по срокам, типу задач, тематике и области жизни. Правильного способа тут нет, каждый подбирает комфортный вариант под свой ритм жизни. В ходе обработки важно не только отсортировать попавшую внутрь информацию, но и заполнить недостающие поля.
3
Связи и дальнейший путь
После того, как информация стала частью системы, важно продумать её дальнейший путь. Если это задача, то в какой список дел она попадёт? Если идея — то как заставить её двигаться? Если интересная ссылка — то когда я её посмотрю? Взаимосвязи с другой информацией помогут найти ответы на эти вопросы.
«Укрепляйте» свою систему
Система строится подобно большому городу: маленькими шагами организуется инфраструктура, появляются новые дома и первые жители.
Точно так же в базе информации строятся разные страницы, её «жители"-информационные блоки.
Поэтому систему надо отстраивать даже в процессе её заполнения, постоянно улучшая сделанное.
Ищите и пользуйтесь
Ценность системы не в её наличии, а в том, как она упрощает жизнь. Поэтому важно использовать её максимально. Искать нужные заметки, использовать в работе, вносить задачи и проекты — всё это делает систему персональным помощником в работе и жизни.
Делитесь
Информацию, собранную внутри, можно не только накапливать внутри, но и делиться с внешним миром.
Созданные заметки, имеющие информационную ценность, можно отправлять коллегам и друзьям. Их можно использовать для обучения сотрудников или учебной группы.
Например, я веду конспекты прочитанных книг и часто делюсь ими со своими сотрудниками. Это помогает им сделать выбор, стоит ли книга потраченного на неё времени.
Всё супер. Как же начать свой путь в мир систематизации информации?
Конец урока
Сегодня мы поняли почему важно начать организовывать всю поступающую информацию в единый инструмент. Осталось определить этот инструмент и подготовить его к долгому пути перехода в личную систему. Однако, такой инструмент существует. С ним мы познакомимся на следующем уроке!