Главное, на чём строится работа со всей входящей информацией, это планирование.
Планирование помогает выполнять задуманное и справляться с обязательствами. В первую очередь — перед самим собой, от экзистенционального «не расходую ли я жизнь» до повседневного «хотел же в этот выходной отдохнуть».
Я полтора года анализировал настроение, и обнаружил, что невыполнение задуманного и разлад с собой — для меня главный предиктор плохого настроения.

Выписывание задач и идей, формализация проектов и занятий дает чувство контроля и избавляет от тревоги: меньше страха забыть, не успеть, упустить важное.
Это как плавать в бассейне, а не в ночном море. Видно дорожки и плитку на дне. В бассейне не мерещатся акулы и медузы. Это чисто эмоциональная история, но она заметно повышает качество жизни.

Человеку свойственно работать над заботой о себе, а систематизация отлично помогает планировать на день столько дел, сколько можно успеть сделать именно сегодня.

Наличие системы с формальными правилами побуждает думать, вести себя не реактивно, задаваться вопросами: насколько это срочно? Это вообще нужно делать или нет? Сколько времени займет эта задача? С чего начать этот проект или это дело? Как уделить внимание важному, но несрочному?

Это экономит время. Есть эмпирическое правило, что единица времени, потраченная на планирование, экономит примерно 4 единицы времени лишней работы.
По моему опыту, это близко к истине: проще подумать и сходить, чем пять раз сбегать.

Список сделанных дел — это обратная связь, она показывает, на что было потрачено время. Дни с большим количеством мелких дел, звонков, коммуникаций и переключений зачастую оставляют опустошенным и при этом без заметного прогресса в отдельных проектах. Список того, с чем удалось разобраться, помогает понять, что все идет по плану.

Текущая система помогает собирать данные. Можно хранить любые материалы, будь то ссылки, документы, изображения или любые другие единицы информации.
Анализ данных может навести на идеи и закономерности. Это отличный способ организовать всё вокруг, например, знания, в единые шаблоны.

В какой-то момент это просто начинает нравиться, ты получаешь удовольствие от процесса.
Главное — не забывать, что это средство, а не самоцель, «потери» в терминах кайдзен. Это не должно превращаться в форму позитивной прокрастинации.